Tổng đài điện thoại nội bộ là giải pháp hỗ trợ gọi điện thoại giữa các phòng, bộ phận nội bộ trong văn phòng của công ty, doanh nghiệp, tổ chức..Tintucdich.com còn cung cấp và phân phối các thiết bị công nghệ khác như bộ phát wifi, điện thoại di động, tổng đài điện thoại, màn hình hiện thị giá, camera...
Tổng đài điện thoại nội bộ là giải pháp hỗ trợ gọi điện thoại giữa các phòng, bộ phận nội bộ trong văn phòng của công ty, doanh nghiệp, tổ chức...Sau đây, cùng chúng tôi tìm hiểu thêm tổng đài điện thoại và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
 
 
Tổng đài điện thoại là gì?
 
Tổng đài điện thoại là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu – cuối liên lạc gọi nội bộ cho nhau và có thể gọi ra ngoài trên 1 số đường trung kế nhất  định.
 
 
Lợi ích của tổng đài điện thoại
 
  • Các liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
  • Độ bảo mật cao
  • Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
  • Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn (như cuộc gọi liên tỉnh, cuộc gọi quốc tế). Kiểm soát được các cuộc gọi tốt hơn.
  • Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
  • Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.
  • Có thể chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
  • Doanh nghiệp chỉ phải sử dụng 1 đầu số liên lạc duy nhất để giao dịch với khách hàng.
  • Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến.
  • Có thể thiết lập cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại của nhân viên nào trong công ty tùy theo vai trò và nhiệm vụ của họ

 
Công dụng của tổng đài điện thoại
 
Tổng đài điện thoại cho phép ta trang bị cho mỗi phòng ban, thậm chí là mỗi nhân viên một máy điện thoại…và đó là 1 số nội bộ riêng biệt.
 
Bạn không mất thời gian đi từ phòng này sang phòng khác để bàn công việc. Thay vào đó bạn có thể gọi điện thoại từ phòng này sang phòng kia để trao đổi công việc …hoặc cho từng người để trao đổi công việc. Việc gọi điện thoại nội bộ trong hệ thống tổng đài đơn giản và không hề mất phí.
 
Khác với việc đấu song song để nhiều người cùng dùng 1 số điện thoại. Khi bạn đang nói chuyện người khác nhấc máy lên sẽ nghe thấy bạn đang nói chuyện với khách. Với tổng đài việc các máy lẻ trong hệ thống liên lạc nói chuyện với khách hàng hay nói chuyện trao đổi nội bộ là hoàn toàn không bị người thứ ba làm phiền hoặc nghe xen.
 
Cơ quan bạn có nhiều phòng ban, bạn phải trang bị cho mỗi phòng bạn 1 số thuê bao cố định từ bưu điện. Điều đó làm cho
 
  • Số lượng thuê bao bạn phải thuê khá nhiều
  • Mặc dù nhiều vậy nhưng trong phòng có khi vẫn phải xếp hàng chờ đợi để được gọi, trong khi đó khách hàng từ bên ngoài lại không thể gọi vào …vì máy đang bận
  • Bạn có thấy khó chịu không ? khi bạn đang chờ 1 cuộc điện thoại của khách hàng mà người khác lại đang có 1 cuộc nói chuyện khá lâu với khách.
  • Trong khi phòng bạn rất cần điện thoại để liên lạc thì phòng bên cạnh điện thoại lại không dùng đến.

Cách lựa chọn tổng đài điện thoại
 
Lựa chọn theo cấu hình: 
 
Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại/ tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài.
 
Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác: 
 
  • Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP.
  • Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng.
  • Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code.
  • Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM
  • Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in.
  • Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần
  • Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call
  • Voice mail, Door phone/door Opener, Music -BGM, Paging. 
 
Thương hiệu và khả năng đầu tư 
 
Hiện nay không khó lắm để trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, việc lựa chọn 1 thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo. Ngoài ra, hiện nay một số thiết bị của Trung Quốc và Việt nam có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác của người sử dụng.
 
Các vấn đề khác: 
  • Công nghệ điện thoại IP-SIP (VoIP) hiện đang được quan tâm đầu tư do mức cước gọi miễn phí thông qua các đường truyền trả trước (xem bài viết về VoIP số trước)
  • Hệ thống tổng đài Analog hiện nay (đa số doanh nghiệp hiện dùng) cũng có thể nâng cấp sử dụng theo chuần SIP-IP (H.232) bằng cách thêm thiết bị phụ trợ.